Systemguide
Sponsorsystem til sportsklubber
Et sponsorsystem holder styr på hele kæden: tilbud, aftale, leverancer, faktura og genforhandling. Her er, hvad I skal kigge efter – og hvordan Sportmanager gør det.
Hvad er et sponsorsystem?
Sponsorarbejde i en klub er sjældent svært, fordi sponsorerne mangler. Det er svært, fordi der er mange led: et tilbud, en aftale, nogle skilte, der skal hænges op, en faktura, der skal sendes, og en genforhandling, der skal ske i tide. Hvert led ligger typisk hos sin person – og i sit regneark.
Et sponsorsystem binder leddene sammen, så en godkendt aftale automatisk bliver til leverancer, fakturaer og en påmindelse, når den nærmer sig udløb. Det er det, der gør klubben uafhængig af, hvem der husker hvad.
Kender I det her?
- Aftalen ligger i en PDF, fakturaen i regnskabet og skiltet i en mail – og ingen ved, om de passer sammen
- En sponsor blev aldrig faktureret, fordi aftalen lå hos den forkerte
- Sponsoren spørger, hvad de fik for pengene – og klubben leder efter fotos
- Aftalen udløb i juni, og ingen opdagede det før august
Kæden, et sponsorsystem skal holde sammen
- Tilbud – hvem er vi i dialog med, og hvad har vi tilbudt?
- Aftale – hvad er aftalt, til hvilken pris, i hvilken periode?
- Leverancer – fik sponsoren skiltet, opslagene og billetterne?
- Faktura – er aftalen faktureret, og er den betalt?
- Genforhandling – hvad udløber, og hvad fik sponsoren sidste sæson?
Sådan gør Sportmanager
Aftalen bygges af klubbens egne produkter – bander, trøjelogo, billetter, hospitality – og sendes til digital underskrift. Når den er godkendt, laver Sportmanager fakturaerne, opretter leverancerne og sætter billetterne af. Seks måneder før udløb dukker aftalen op til genforhandling.
- Standardpakker, der tilpasses pr. sponsor
- Fakturaer i rater eller som abonnement – og synkroniseret til regnskabet
- Leverancer planlagt kamp for kamp og dokumenteret med foto
- Udløbende aftaler vises 1, 3 og 6 måneder før
Det får I
Spørgsmål om sponsorsystemer
Kan vi bruge vores egne sponsorprodukter?
Ja. Klubben har sit eget produktkatalog – fra VIP-billetter og hospitality til bander og partnerpakker – som bruges som byggesten i aftaler, ordrer og webshop.
Kan vi arbejde med standardpakker og stadig tilpasse?
Ja. Guld, sølv og bronze er et udgangspunkt med indhold og pris, og den enkelte aftale tilpasses frit, indtil den godkendes.
Kan aftaler sendes til digital underskrift?
Ja. Sponsoren får et link på mail og underskriver på mobilen uden login. Underskrevne aftaler godkendes automatisk.
Hvordan hænger fakturering sammen med aftaler?
Fakturaerne laves ud fra aftalen – i én omgang, i rater eller som abonnement – og sendes til e-conomic eller Uniconta. Faktureringskontrollen viser, hvis en aftale mangler at blive faktureret.
Læs også
Klar til et sponsorsystem, der holder kæden sammen?
Opret jeres klub, og læg den første aftale ind – eller book en gennemgang, hvor vi følger en aftale hele vejen.