Systemleitfaden
Sponsorsystem für Sportvereine
Ein Sponsorsystem verwaltet die ganze Kette: Angebot, Vertrag, Leistungen, Rechnung und Nachverhandlung. Hier lesen Sie, worauf Sie achten sollten – und wie Sportmanager es macht.
Was ist ein Sponsorsystem?
Sponsorenarbeit in einem Verein ist selten schwierig, weil Sponsoren fehlen. Sie ist schwierig, weil es viele Glieder gibt: ein Angebot, ein Vertrag, Schilder, die aufgehängt werden müssen, eine Rechnung, die verschickt werden muss, und eine Nachverhandlung, die rechtzeitig stattfinden muss. Jedes Glied liegt meist bei einer anderen Person – und in deren eigener Tabelle.
Ein Sponsorsystem verbindet die Glieder, sodass ein genehmigter Vertrag automatisch zu Leistungen, Rechnungen und einer Erinnerung wird, wenn er bald ausläuft. Das macht den Verein unabhängig davon, wer sich woran erinnert.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Der Vertrag liegt in einem PDF, die Rechnung in der Buchhaltung und das Schild in einer E-Mail – und niemand weiß, ob alles zusammenpasst
- Ein Sponsor wurde nie abgerechnet, weil der Vertrag bei der falschen Person lag
- Der Sponsor fragt, was er für sein Geld bekommen hat – und der Verein sucht nach Fotos
- Der Vertrag lief im Juni aus, und niemand hat es vor August bemerkt
Die Kette, die ein Sponsorsystem zusammenhalten muss
- Angebot – mit wem sind wir im Gespräch, und was haben wir angeboten?
- Vertrag – was ist vereinbart, zu welchem Preis, für welchen Zeitraum?
- Leistungen – hat der Sponsor das Schild, die Beiträge und die Tickets bekommen?
- Rechnung – ist der Vertrag abgerechnet, und ist er bezahlt?
- Nachverhandlung – was läuft aus, und was hat der Sponsor letzte Saison bekommen?
So macht es Sportmanager
Der Vertrag wird aus den eigenen Produkten des Vereins zusammengestellt – Bandenwerbung, Trikotlogo, Tickets, Hospitality – und zur digitalen Unterschrift verschickt. Sobald er genehmigt ist, erstellt Sportmanager die Rechnungen, legt die Leistungen an und reserviert die Tickets. Sechs Monate vor Ablauf erscheint der Vertrag zur Nachverhandlung.
- Standardpakete, die pro Sponsor angepasst werden
- Rechnungen in Raten oder als Abonnement – und mit der Buchhaltung synchronisiert
- Leistungen Spiel für Spiel geplant und mit Foto dokumentiert
- Auslaufende Verträge werden 1, 3 und 6 Monate vorher angezeigt
Das bekommen Sie
-
Finanzen
Rechnungen aus dem Vertrag, Zahlungen aus der Buchhaltung, Zahlen für den Vorstand.
Mehr über Finanzen
Fragen zu Sponsorsystemen
Können wir unsere eigenen Sponsorprodukte verwenden?
Ja. Der Verein hat seinen eigenen Produktkatalog – von VIP-Tickets und Hospitality bis zu Bandenwerbung und Partnerpaketen –, der als Baustein für Verträge, Bestellungen und den Webshop dient.
Können wir mit Standardpaketen arbeiten und trotzdem anpassen?
Ja. Gold, Silber und Bronze sind ein Ausgangspunkt mit Inhalt und Preis, und der einzelne Vertrag lässt sich frei anpassen, bis er genehmigt wird.
Können Verträge zur digitalen Unterschrift verschickt werden?
Ja. Der Sponsor erhält einen Link per E-Mail und unterschreibt auf dem Handy ohne Anmeldung. Unterschriebene Verträge werden automatisch genehmigt.
Wie hängt die Rechnungsstellung mit den Verträgen zusammen?
Die Rechnungen werden aus dem Vertrag erstellt – auf einmal, in Raten oder als Abonnement – und an e-conomic oder Uniconta übertragen. Die Rechnungskontrolle zeigt, wenn ein Vertrag noch nicht abgerechnet wurde.
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