Systemguide
Sponsorsystem för sportklubbar
Ett sponsorsystem håller koll på hela kedjan: offert, avtal, leveranser, faktura och omförhandling. Här är vad ni ska titta efter – och hur Sportmanager gör det.
Vad är ett sponsorsystem?
Sponsorarbete i en klubb är sällan svårt för att sponsorerna saknas. Det är svårt för att det finns många led: en offert, ett avtal, några skyltar som ska sättas upp, en faktura som ska skickas och en omförhandling som ska ske i tid. Varje led ligger oftast hos sin egen person – och i sitt eget kalkylark.
Ett sponsorsystem binder ihop leden, så att ett godkänt avtal automatiskt blir leveranser, fakturor och en påminnelse när det närmar sig slutdatum. Det är det som gör klubben oberoende av vem som kommer ihåg vad.
Känner ni igen det här?
- Avtalet ligger i en PDF, fakturan i bokföringen och skylten i ett mejl – och ingen vet om de stämmer överens
- En sponsor fakturerades aldrig, eftersom avtalet låg hos fel person
- Sponsorn frågar vad de fick för pengarna – och klubben letar efter foton
- Avtalet gick ut i juni, och ingen märkte det förrän i augusti
Kedjan som ett sponsorsystem ska hålla ihop
- Offert – vem för vi dialog med, och vad har vi erbjudit?
- Avtal – vad är avtalat, till vilket pris och för vilken period?
- Leveranser – fick sponsorn skylten, inläggen och biljetterna?
- Faktura – är avtalet fakturerat, och är det betalt?
- Omförhandling – vad går ut, och vad fick sponsorn förra säsongen?
Så gör Sportmanager
Avtalet byggs av klubbens egna produkter – reklamskyltar, tröjlogga, biljetter, hospitality – och skickas för digital signering. När det är godkänt skapar Sportmanager fakturorna, lägger upp leveranserna och reserverar biljetterna. Sex månader före slutdatum dyker avtalet upp för omförhandling.
- Standardpaket som anpassas per sponsor
- Fakturor i delbetalningar eller som abonnemang – synkade till bokföringen
- Leveranser planerade match för match och dokumenterade med foto
- Avtal som går ut visas 1, 3 och 6 månader innan
Det här får ni
Frågor om sponsorsystem
Kan vi använda våra egna sponsorprodukter?
Ja. Klubben har en egen produktkatalog – från VIP-biljetter och hospitality till reklamskyltar och partnerpaket – som används som byggstenar i avtal, ordrar och webbshop.
Kan vi arbeta med standardpaket och ändå anpassa?
Ja. Guld, silver och brons är en utgångspunkt med innehåll och pris, och varje enskilt avtal kan anpassas fritt tills det godkänns.
Kan avtal skickas för digital signering?
Ja. Sponsorn får en länk via mejl och signerar i mobilen utan inloggning. Signerade avtal godkänns automatiskt.
Hur hänger fakturering ihop med avtalen?
Fakturorna skapas utifrån avtalet – på en gång, i delbetalningar eller som abonnemang – och skickas till e-conomic eller Uniconta. Faktureringskontrollen visar om ett avtal inte har fakturerats.
Läs också
Redo för ett sponsorsystem som håller ihop kedjan?
Skapa er klubb och lägg in det första avtalet – eller boka en demo där vi följer ett avtal hela vägen.