Systemguide
Sponsorsystem for sportsklubber
Et sponsorsystem holder oversikt over hele kjeden: tilbud, avtale, leveranser, faktura og reforhandling. Her er hva dere bør se etter – og hvordan Sportmanager gjør det.
Hva er et sponsorsystem?
Sponsorarbeid i en klubb er sjelden vanskelig fordi sponsorene mangler. Det er vanskelig fordi det er mange ledd: et tilbud, en avtale, noen skilt som skal henges opp, en faktura som skal sendes, og en reforhandling som må skje i tide. Hvert ledd ligger gjerne hos sin person – og i sitt regneark.
Et sponsorsystem binder leddene sammen, slik at en godkjent avtale automatisk blir til leveranser, fakturaer og en påminnelse når den nærmer seg utløp. Det er det som gjør klubben uavhengig av hvem som husker hva.
Kjenner dere dere igjen?
- Avtalen ligger i en PDF, fakturaen i regnskapet og skiltet i en e-post – og ingen vet om de stemmer overens
- En sponsor ble aldri fakturert fordi avtalen lå hos feil person
- Sponsoren spør hva de fikk for pengene – og klubben leter etter bilder
- Avtalen utløp i juni, og ingen oppdaget det før i august
Kjeden et sponsorsystem må holde sammen
- Tilbud – hvem er vi i dialog med, og hva har vi tilbudt?
- Avtale – hva er avtalt, til hvilken pris, for hvilken periode?
- Leveranser – fikk sponsoren skiltet, innleggene og billettene?
- Faktura – er avtalen fakturert, og er den betalt?
- Reforhandling – hva utløper, og hva fikk sponsoren forrige sesong?
Slik gjør Sportmanager det
Avtalen bygges av klubbens egne produkter – vant, draktlogo, billetter, hospitality – og sendes til digital signatur. Når den er godkjent, lager Sportmanager fakturaene, oppretter leveransene og setter av billettene. Seks måneder før utløp dukker avtalen opp for reforhandling.
- Standardpakker som tilpasses per sponsor
- Fakturaer i avdrag eller som abonnement – og synkronisert med regnskapet
- Leveranser planlagt kamp for kamp og dokumentert med foto
- Avtaler som utløper, vises 1, 3 og 6 måneder før
Dette får dere
Spørsmål om sponsorsystemer
Kan vi bruke våre egne sponsorprodukter?
Ja. Klubben har sin egen produktkatalog – fra VIP-billetter og hospitality til vant og partnerpakker – som brukes som byggesteiner i avtaler, ordrer og nettbutikk.
Kan vi jobbe med standardpakker og likevel tilpasse?
Ja. Gull, sølv og bronse er et utgangspunkt med innhold og pris, og den enkelte avtalen kan tilpasses fritt til den godkjennes.
Kan avtaler sendes til digital signatur?
Ja. Sponsoren får en lenke på e-post og signerer på mobilen uten innlogging. Signerte avtaler godkjennes automatisk.
Hvordan henger fakturering sammen med avtaler?
Fakturaene lages ut fra avtalen – samlet, i avdrag eller som abonnement – og sendes til e-conomic eller Uniconta. Faktureringskontrollen viser om en avtale ikke er fakturert ennå.
Les også
Klare for et sponsorsystem som holder kjeden sammen?
Opprett klubben deres, og legg inn den første avtalen – eller book en demo der vi følger en avtale hele veien.