Systemguide
Sponsorhåndtering til sportsklubber
Sponsorhåndtering er det, der sker mellem underskrifterne: opfølgning, leverancer, kampdage og fornyelse. Her er et årshjul for sponsorarbejdet – og hvordan et system gør det muligt at holde.
Hvad er god sponsorhåndtering?
De fleste klubber er gode til at lukke en aftale, når de først sidder over for sponsoren. Det er bagefter, det glipper: skiltet kommer op tre kampe for sent, billetterne bliver aldrig sendt, og sponsoren hører fra klubben, når fakturaen kommer – og når den skal fornys.
God sponsorhåndtering er en rutine, ikke en indsats. Den kræver, at nogen ved, hvad der skal ske hvornår, og at det ikke kun er én person.
Kender I det her?
- Sponsoren hører kun fra klubben, når der skal betales
- Leverancerne glemmes på travle kampdage
- Takken for sæsonen bliver aldrig sendt
- Genforhandlingen starter, når aftalen allerede er udløbet
Sponsorårets fire faser
-
Før sæsonen
Pakker og priser på plads, udløbende aftaler genforhandlet, nye sponsorer i pipelinen.
-
Sæsonstart
Aftalerne underskrevet, leverancerne planlagt på kampene, første fakturaer sendt.
-
I løbet af sæsonen
Kampdage med skilte, speakning og hospitality. Netværksmøder. Et opkald, der ikke handler om penge.
-
Efter sæsonen
Dokumentation af det, sponsoren fik. Tak for sæsonen. Genforhandling med tallene i hånden.
Sådan gør Sportmanager
Sponsorens side viser hele sæsonen: hvad de har købt, hvad der er leveret, hvad der er faktureret, og hvad I har sendt til dem. Leverancerne ligger på de konkrete kampe, opgaverne har en ansvarlig, og aftalen dukker op til genforhandling i god tid.
- Leverancer kamp for kamp – med foto, når de er gjort
- Opgaver med deadline, der hænger på sponsoren
- Netværksmøder med invitationer og tilmeldinger
- Sponsorer, der kræver fokus, samlet under Indsigt
Det får I
Spørgsmål om sponsorhåndtering
Kan vi se, hvad sponsoren har fået?
Ja. Hver leverance dokumenteres, når den er gjort, og sponsorens side viser, hvad de har brugt af aftalen i sæsonen.
Hvem i klubben bruger systemet?
Typisk den sponsoransvarlige, kassereren og formanden – og på kampdagen dem, der hænger skilte op og scanner billetter. Roller styrer, hvem der ser hvad.
Hvordan hænger fakturering sammen med aftalen?
Fakturaerne laves ud fra aftalen og sendes til regnskabet. Betalinger hentes retur, så I kan se, hvad der er betalt, på sponsorens side.
Passer det kun til store klubber?
Nej. Rutinen er den samme med 10 og 200 sponsorer – forskellen er, om den kan holdes i hovedet. De fleste klubber begynder at tabe fornyelser et sted mellem 20 og 30.
Læs også
Klar til sponsorhåndtering, der kan holdes?
Opret jeres klub, eller book en gennemgang, hvor vi lægger jeres sponsorår ind i systemet.