Systemguide
Sponsorhantering för sportklubbar
Sponsorhantering är det som händer mellan signaturerna: uppföljning, leveranser, matchdagar och förnyelse. Här är ett årshjul för sponsorarbetet – och hur ett system gör det möjligt att hålla det.
Vad är bra sponsorhantering?
De flesta klubbar är bra på att stänga ett avtal när de väl sitter mitt emot sponsorn. Det är efteråt det brister: skylten kommer upp tre matcher för sent, biljetterna skickas aldrig, och sponsorn hör av klubben när fakturan kommer – och när avtalet ska förnyas.
Bra sponsorhantering är en rutin, inte en kraftansträngning. Den kräver att någon vet vad som ska hända när, och att det inte bara är en person.
Känner ni igen det här?
- Sponsorn hör bara av klubben när det ska betalas
- Leveranserna glöms bort på hektiska matchdagar
- Tacket för säsongen skickas aldrig
- Omförhandlingen börjar när avtalet redan har gått ut
Sponsoråret i fyra faser
-
Före säsongen
Paket och priser på plats, avtal som går ut omförhandlade, nya sponsorer i pipelinen.
-
Säsongsstart
Avtalen signerade, leveranserna planerade på matcherna, de första fakturorna skickade.
-
Under säsongen
Matchdagar med skyltar, speakerannonser och hospitality. Nätverksträffar. Ett samtal som inte handlar om pengar.
-
Efter säsongen
Dokumentation av det sponsorn fick. Tack för säsongen. Omförhandling med siffrorna i handen.
Så gör Sportmanager
Sponsorns sida visar hela säsongen: vad de har köpt, vad som har levererats, vad som har fakturerats och vad ni har skickat till dem. Leveranserna ligger på de konkreta matcherna, uppgifterna har en ansvarig, och avtalet dyker upp för omförhandling i god tid.
- Leveranser match för match – med foto när de är gjorda
- Uppgifter med deadline som hör till sponsorn
- Nätverksträffar med inbjudningar och anmälningar
- Sponsorer som behöver uppmärksamhet, samlade under Insikter
Det här får ni
Frågor om sponsorhantering
Kan vi se vad sponsorn har fått?
Ja. Varje leverans dokumenteras när den är gjord, och sponsorns sida visar vad de har använt av avtalet under säsongen.
Vem i klubben använder systemet?
Oftast den sponsoransvarige, kassören och ordföranden – och på matchdagen de som sätter upp skyltar och skannar biljetter. Roller styr vem som ser vad.
Hur hänger fakturering ihop med avtalet?
Fakturorna skapas utifrån avtalet och skickas till bokföringen. Betalningar hämtas tillbaka, så att ni ser vad som är betalt på sponsorns sida.
Passar det bara stora klubbar?
Nej. Rutinen är densamma med 10 och 200 sponsorer – skillnaden är om den går att hålla i huvudet. De flesta klubbar börjar tappa förnyelser någonstans mellan 20 och 30.
Läs också
Redo för sponsorhantering som håller?
Skapa er klubb, eller boka en demo där vi lägger in ert sponsorår i systemet.