Systemleitfaden
Sponsorenverwaltung für Sportvereine
Sponsorenverwaltung ist das, was zwischen den Unterschriften passiert: Nachbetreuung, Leistungen, Spieltage und Verlängerung. Hier finden Sie einen Jahresplan für die Sponsorenarbeit – und wie ein System ihn einhaltbar macht.
Was ist gute Sponsorenverwaltung?
Die meisten Vereine sind gut darin, einen Vertrag abzuschließen, wenn sie erst einmal dem Sponsor gegenübersitzen. Danach hapert es: Das Schild hängt drei Spiele zu spät, die Tickets werden nie verschickt, und der Sponsor hört vom Verein, wenn die Rechnung kommt – und wenn verlängert werden soll.
Gute Sponsorenverwaltung ist eine Routine, keine Kraftanstrengung. Sie setzt voraus, dass jemand weiß, was wann passieren muss – und dass es nicht nur eine Person ist.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Der Sponsor hört nur vom Verein, wenn bezahlt werden muss
- Leistungen werden an hektischen Spieltagen vergessen
- Der Dank für die Saison wird nie verschickt
- Die Nachverhandlung beginnt, wenn der Vertrag schon ausgelaufen ist
Die vier Phasen des Sponsorenjahres
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Vor der Saison
Pakete und Preise stehen, auslaufende Verträge sind nachverhandelt, neue Sponsoren sind in der Pipeline.
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Saisonstart
Verträge unterschrieben, Leistungen auf die Spiele verteilt, erste Rechnungen verschickt.
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Während der Saison
Spieltage mit Schildern, Stadiondurchsagen und Hospitality. Netzwerktreffen. Ein Anruf, bei dem es nicht ums Geld geht.
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Nach der Saison
Dokumentation dessen, was der Sponsor bekommen hat. Dank für die Saison. Nachverhandlung mit den Zahlen in der Hand.
So macht es Sportmanager
Die Seite des Sponsors zeigt die ganze Saison: was er gekauft hat, was geliefert wurde, was abgerechnet ist und was Sie ihm geschickt haben. Die Leistungen liegen auf den konkreten Spielen, die Aufgaben haben einen Verantwortlichen, und der Vertrag erscheint rechtzeitig zur Nachverhandlung.
- Leistungen Spiel für Spiel – mit Foto, wenn sie erbracht sind
- Aufgaben mit Frist, die am Sponsor hängen
- Netzwerktreffen mit Einladungen und Anmeldungen
- Sponsoren, die Aufmerksamkeit brauchen, gebündelt unter Einblicke
Das bekommen Sie
Fragen zur Sponsorenverwaltung
Können wir sehen, was der Sponsor bekommen hat?
Ja. Jede Leistung wird dokumentiert, sobald sie erbracht ist, und die Seite des Sponsors zeigt, was er in der Saison von seinem Vertrag genutzt hat.
Wer im Verein nutzt das System?
In der Regel der Sponsoring-Verantwortliche, der Kassenwart und der Vorsitzende – und am Spieltag diejenigen, die Schilder aufhängen und Tickets scannen. Rollen steuern, wer was sieht.
Wie hängt die Rechnungsstellung mit dem Vertrag zusammen?
Die Rechnungen werden aus dem Vertrag erstellt und an die Buchhaltung übertragen. Zahlungen werden zurückgespielt, sodass Sie auf der Seite des Sponsors sehen, was bezahlt ist.
Passt das nur für große Vereine?
Nein. Die Routine ist mit 10 und mit 200 Sponsoren dieselbe – der Unterschied ist, ob man sie im Kopf behalten kann. Die meisten Vereine fangen irgendwo zwischen 20 und 30 an, Verlängerungen zu verlieren.
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