Systemguide
Sponsorhåndtering for sportsklubber
Sponsorhåndtering er det som skjer mellom signaturene: oppfølging, leveranser, kampdager og fornyelse. Her er et årshjul for sponsorarbeidet – og hvordan et system gjør det mulig å holde det.
Hva er god sponsorhåndtering?
De fleste klubber er flinke til å lukke en avtale når de først sitter overfor sponsoren. Det er etterpå det glipper: skiltet kommer opp tre kamper for sent, billettene blir aldri sendt, og sponsoren hører fra klubben når fakturaen kommer – og når avtalen skal fornyes.
God sponsorhåndtering er en rutine, ikke en innsats. Den krever at noen vet hva som skal skje når, og at det ikke bare er én person.
Kjenner dere dere igjen?
- Sponsoren hører bare fra klubben når det skal betales
- Leveransene glemmes på travle kampdager
- Takken for sesongen blir aldri sendt
- Reforhandlingen starter når avtalen allerede har utløpt
Sponsorårets fire faser
-
Før sesongen
Pakker og priser på plass, avtaler som utløper, reforhandlet, nye sponsorer i pipelinen.
-
Sesongstart
Avtalene signert, leveransene planlagt på kampene, første fakturaer sendt.
-
I løpet av sesongen
Kampdager med skilt, speakeroppslag og hospitality. Nettverksmøter. En telefon som ikke handler om penger.
-
Etter sesongen
Dokumentasjon av det sponsoren fikk. Takk for sesongen. Reforhandling med tallene i hånden.
Slik gjør Sportmanager det
Sponsorens side viser hele sesongen: hva de har kjøpt, hva som er levert, hva som er fakturert, og hva dere har sendt til dem. Leveransene ligger på de konkrete kampene, oppgavene har en ansvarlig, og avtalen dukker opp for reforhandling i god tid.
- Leveranser kamp for kamp – med foto når de er gjort
- Oppgaver med frist som er knyttet til sponsoren
- Nettverksmøter med invitasjoner og påmeldinger
- Sponsorer som trenger oppmerksomhet, samlet under Innsikt
Dette får dere
Spørsmål om sponsorhåndtering
Kan vi se hva sponsoren har fått?
Ja. Hver leveranse dokumenteres når den er gjort, og sponsorens side viser hva de har brukt av avtalen i løpet av sesongen.
Hvem i klubben bruker systemet?
Vanligvis den sponsoransvarlige, kassereren og lederen – og på kampdagen de som henger opp skilt og skanner billetter. Roller styrer hvem som ser hva.
Hvordan henger fakturering sammen med avtalen?
Fakturaene lages ut fra avtalen og sendes til regnskapet. Betalinger hentes tilbake, så dere kan se hva som er betalt, på sponsorens side.
Passer det bare for store klubber?
Nei. Rutinen er den samme med 10 og 200 sponsorer – forskjellen er om den kan holdes i hodet. De fleste klubber begynner å miste fornyelser et sted mellom 20 og 30.
Les også
Klare for sponsorhåndtering som holder?
Opprett klubben deres, eller book en demo der vi legger sponsoråret deres inn i systemet.