Leitfaden
System für Sponsorverträge – so verwalten Sie sie
Ein Sponsorvertrag ist nicht fertig, wenn er unterschrieben ist. Aus ihm müssen Leistungen, Rechnungen und eine Nachverhandlung werden – und er muss sich wiederfinden lassen. So behalten Sie den Überblick.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Der Vertrag existiert nur als E-Mail mit „Wir sind uns einig“
- Niemand weiß, ob der Vertrag ein oder zwei Jahre läuft
- Die Rechnung passt nicht zu dem, was vereinbart wurde
- Das unterschriebene PDF liegt bei jemandem, der aufgehört hat
Fünf Schritte zu Verträgen, die sich verwalten lassen
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Halten Sie den Vertrag schriftlich fest
Parteien, Laufzeit, Gegenleistungen, Preis, Zahlungsplan und Kündigung. Weniger ist kein Vertrag.
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Machen Sie aus Gegenleistungen Leistungen
Eine Bande bei Heimspielen wird zu einer Aufgabe vor dem ersten Spiel. Vier Tickets pro Spiel werden zu Tickets, die reserviert werden.
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Stellen Sie Rechnungen auf Basis des Vertrags
Einmalig, in Raten oder laufend – aber immer auf Grundlage des Vertrags, damit die Beträge stimmen.
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Behalten Sie das Vertragsende im Blick
Sechs Monate vorher bleibt Zeit, etwas Neues vorzubereiten. Einen Monat vorher nicht.
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Speichern Sie den Vertrag an einem Ort
Der unterschriebene Vertrag liegt beim Sponsor, wo der nächste Sponsoringverantwortliche ihn findet.
So hilft Sportmanager
Der Vertrag wird aus den Produkten des Vereins gebaut und zur digitalen Unterschrift verschickt. Sobald er genehmigt ist, erstellt Sportmanager die Rechnungen, legt die Leistungen an und reserviert die Tickets – und sechs Monate vor Vertragsende taucht er zur Nachverhandlung auf.
- Verträge mit Laufzeit, Produkten, Rabatt, Barter und Bonus
- Rechnungen auf einmal, in Raten oder als Abonnement
- Leistungen, auf die Spiele verteilt
- Versiegeltes PDF mit Unterschrift, gespeichert beim Sponsor
Fragen
Was muss ein Sponsorvertrag enthalten?
Mindestens die Parteien, die Laufzeit, die Gegenleistungen des Vereins, die Zahlung des Sponsors und den Zahlungsplan, die Kündigung und die Folgen bei Vertragsverletzung. Barter und bedingte Boni werden aufgenommen, wenn es sie gibt.
Können Verträge zur digitalen Unterschrift verschickt werden?
Ja. Der Sponsor erhält einen Link per E-Mail und unterschreibt ohne Login auf dem Handy. Unterschriebene Verträge werden automatisch genehmigt.
Wie hängt die Rechnungsstellung mit dem Vertrag zusammen?
Die Rechnungen werden auf Basis des Vertrags erstellt und an e-conomic oder Uniconta übertragen. Die Rechnungskontrolle zeigt, wenn ein Vertrag noch nicht abgerechnet ist – oder etwas ohne Vertrag abgerechnet wurde.
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Digitale Unterschrift von Sponsorverträgen
Vom Angebot zum unterschriebenen Vertrag auf dem Handy.
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